اصول مهم در مدیریت انبار + معرفی ابزارهای کاربردی
انباشته شدن سرمایه در قالب موجودی کالا، برای هیچ کسب‌وکاری خوشایند نیست اما چرا اکثر کسب‌وکارها در عمل نیاز به انبار کردن محصولات دارن؟ پاسخ ساده‌ست، نیاز به مدیریت زمان و پاسخگویی سریع به تقاضای مشتری. حالا این کسب‌وکار می‌تونه یک کارخانه خودروسازی باشه، یا یک فروشگاه سوپرمارکتی یا حتی یک رستوران.
اما چجوری میشه هزینه‌های تحمیل‌شده به خاطر نگهداری موجودی رو به حداقل رسوند و هم‌زمان نیازهای مشتریان رو به بهترین شکل و در سریع‌ترین حالت ممکن برآورده کرد؟ برای پیدا کردن جواب این سوال تا انتهای این مقاله با ما همراه باشید تا با اصول مدیریت انبار و ابزارهای کاربردی مرتبط با اون‌ها آشنا بشید.
از نرم افزار مدیریت انبار (WMS) استفاده کنید
برای این‌که یک انبار به‌طور موثر عمل کنه و به یک عامل زیان‌ده تبدیل نشه، باید اطلاعات اقلام موجود در اون همیشه به‌روز بوده و بتونید به‌طور مداوم روی ورود و خروج کالا از اون نظارت داشته باشید. نرم‌افزار مدیریت انبار با هر فاکتور خرید، به‌طور خودکار یک پایگاه داده از اطلاعات اقلام ورودی تشکیل داده و اون رو نگهداری میکنه. در ادامه و با صدور هر فاکتور فروش، ساختن بسته‌های جدید محصول یا جابه‌جایی بین انبارها این اطلاعات به‌روزرسانی میشن. این کار اطلاعات مربوط به موجودی شما رو دقیق نگه می‌داره و مدیریت عملیات انبار رو ساده میکنه. علاوه بر این، اگر برای سیستم مدیریت انبار خودتون از یک برنامه مدیریت انبار ابری استفاده کنید، می‌تونید فعالیت‌های انبار رو حتی زمانی که خارج از دفتر هستید هم زیر نظر داشته باشید.
برای پیشگری از هدر رفتن سرمایه در قالب رسوب موجودی در انبارها نیازه که راهکار مدیریت انبار شما بخشی از یک سیستم حسابداری باشه. چون مسئله انبارداری ارتباط تنگاتنگی با قیمت تمام‌شده، مدیریت دارایی و باقی جنبه‌های مدیریت کسب‌وکار داره. نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی درآمد یک راهکار کامل حسابداریه که ابزارهای مورد نیاز برای مدیریت موجودی و انبار رو هم در اختیار کاربرانش قرار میده.
موجودی‌ها رو طبقه‌بندی کنید
طبقه‌بندی موجودی یکی از حیاتی‌ترین مراحلیه که می‌تونید برای شروع سازماندهی انبار دنبال کنید. چون اقلام موجود در انبارها می‌تونن خیلی زیاد باشن و مدیریت این حجم از موجودی بار عملیاتی و هزینه زیادی به کسب‌وکار شما تحمیل میکنه. برای مثال یکی از دغدغه‌های مطرح در بحث مدیریت فروشگاه تنوع بالای اقلام موجودیه. شما با طبقه‌بندی موجودی می‌تونید به جای تهیه سیاست سفارش و بازسازی مجرا برای هر قلم کالا، دسته‌های مشابه اقلام کالایی خودتون رو با سیاست‌های مشابه مدیریت کنید.
راهکارهای زیادی برای طبقه‌بندی موجودی وجود داره که ما در این‌جا فقط به یک تکنیک طبقه‌بندی موجودی اشاره می‌کنیم. پرکاربردترین طبقه‌بندی موجودی روش ABC هست. منطق این رویکرد اینه که همه محصولات برای مدیریت موجودی نیاز به یک سطح از دقت ندارن. اقلام موجودی در این طبقه‌بندی در سه رده و بر اساس میزان اهمیت کالا به ترتیب به طبقات Aو B و C تقسیم میشن. اقلامی که در طبقه A قرار می‌گیرن سهم زیادی از ارزش کل انبار رو به خودشون اختصاص میدن اما از نظر تعداد اقلام، شامل بخشی حداقلی از موجودی انبار میشن. بقیه دسته‌بندی‌ها هم به ترتیب در رده‌های بعدی قرار دارن. بسته به این‌که کالا در کدام طبقه قرار داره، سیاست مدیریت انبار و موجودی اون کالا مشخص میشه. برای مثال کنترل موجودی کالایی که در طبقه A قرار می‌گیره باید دقیق باشه و نگهداری اون در انبار پروتکل متفاوتی داره. پیش‌بینی تقاضای این اقلام هم با دقت و حساسیت بیشتری انجام میشه و دوره‌های انبارگردانی اون‌ها کوتاه‌تره.
فرهنگ ایمنی رو در انبار توسعه بدید
فرهنگ ایمنی فرآیند فعال تنظیم و پیروی از استانداردهای ایمنی در سرتاسر سازمانه. وجود یک فرهنگ منسجم ایمنی، خطرات ناشی از حوادث رو کاهش میده، اولویت رو به ایمنی بالاتر داده و همچنین کارکنان رو تشویق میکنه تا حوادث رو گزارش کنن و بشه از این گزارش‌ها برای اصلاح فرآیندهای ایمنی در آینده استفاده کرد.
حتی اگر یک انبار کوچک با پرسنل محدود دارین، باز هم می‌تونید کارمند‌هاتون رو در بحث‌های مربوط به مدیریت خطر، اقدامات ایمنی، کیت‌ها و تجهیزات حفاظت فردی و پیشگیری از صدمات مشارکت بدید. این کار به شما کمک میکنه تا یک محیط کار ایمن ایجاد کرده و از وقوع حوادث و تحمیل هزینه‌های گزاف پیشگیری کنید.
انبار رو تمیز و مرتب نگه دارید
مدیریت یک انبار تمیز و مرتب بسیار ساده‌تر است. اهمیت این موضوع در مدیریت رستوران یا فروشگاه مواد غذایی بیشتره و باید در انبار به اصول بهداشتی توجه ویژه داشته باشین. اما تمیز و مرتب بودن انبار محدود به اصول بهداشتی در انبارهای مرتبط با مواد غذایی نمی‌شه، بلکه در تمام انبارها لازم و ضروریه. گاهی حفظ نظافت یک انبار بزرگ، می‌تونه به یک چالش تبدیل بشه. با این حال، چند روش ساده وجود داره که می‌تونید برای تمیز نگه داشتن انبارتون از اون‌ها پیروی کنید:
- یک برنامه‌ریزی برای مرتب کردن و نظافت دوره‌ای انبار تهیه کنید.
- یک چک لیست از مناطقی که مرتب و تمیز شدن تهیه و اون رو تا بازدید بعدی حفظ کنید.
- سعی کنید از اصول 5S پیروی کنید.
- بسته به ماهیت اقلام موجودی هر بخش، سیستم تهویه و سطل‌های زباله مناسب تهیه کنید
- از مواد ضد گردوغبار برای کاهش تجمع گرد و غبار استفاده کنید.
چیدمان بخش‌های مختلف انبار رو طراحی مجدد کنید
اهمیت چیدمان انبار در سرعت فرآیند جابه‌جایی کالا از منطقه حمل‌ونقل در انبار دیده میشه. منطقه حمل‌ونقل انبار جاییه که تمام فعالیت‌های بسته‌بندی و ارسال در اون انجام میشه. این ارسال می‌تونه به خارج از سازمان (مثل ارسال برای مشتری) یا به بخش دیگر سازمان (مثل ارسال مواد اولیه غذایی از بخش انبار به بخش آشپزخانه رستوران) باشه. در این قسمت از انبار، زمان بسته‌بندی و ارسال محصولات باید بهینه باشه. اصولی وجود داره که می‌تونید برای بازطراحی چیدمان انبار از اون‌ها استفاده کنید.
- بخش‌هایی که مراجعه زیادی دارن و مدام برای جابه‌جایی اقلام موجود در اون‌ها به انبار مراجعه میشه، در نزدیکی محل حمل‌ونقل قرار بدید تا برای بارگیری اقلام از قفسه‌ها، زمان کمتری صرف بشه.
- راهروها و قفسه‌های انبار رو به دقت برچسب‌گذاری کنید. این برچسب‌ها باید دقیق و واضح باشن تا کارکنان انبار بتونن به سرعت کالای مناسب رو شناسایی کنن.
برای طراحی دقیق چیدمان انبار می‌تونید با تهیه اطلاعات مربوط به حجم بار جابه‌جا شده بین بخش‌های مختلف انبار، از ابزارهای بهینه‌سازی و جانمایی انبار استفاده کنید.
منطق چینش کالاها در انبار رو رعایت کنید
برداشتن اقلام از قفسه‌ها برای برآورده‌کردن سفارش مشتریان داخلی یا خارجی یکی از عملیات معمول در بخش انباره. برای راحتی و کارآمد کردن این فرآیند باید چند نکته رو به خاطرتون بسپارید.
- اگر چندین قلم کالا در یک مکان قرار داده بشن، انتخاب اقلام زمان بیشتری می‌بره. برای جلوگیری از سردرگمی و خطا، هر مکان رو فقط به یک قلم کالای خاص اختصاص بدید.
- اگر فضای انبار شما محدوده، احتمالا قفسه‌بندی شده. برای بیشتر کردن سرعت بارگیری می‌تونید اقلامی رو که کمتر و دیربه‌دیر به بارگیری اون‌ها نیاز پیدا می‌کنید در قفسه‌های بالاتر بذارید. همچنین اقلامی رو که بیشتر به اون‌ها نیاز پیدا می‌کنید رو در ارتفاع کمتر و نزدیک به سطح زمین انبار کنید.
- اگر محصولاتی در انبار دارید که تقاضای فصلی دارن، در صورت رسیدن به اوج تقاضا، اختصاص مناطق ویژه به آن‌ها، کمکتون میکنه. به این ترتیب می‌تونید اون اقلام رو سریع‌تر انتخاب و بسته‌بندی کنید؛ بدون این‌که مزاحمتی برای سایر فعالیت‌های انبار ایجاد کنید.
جریان‌های فرآیندی انبار رو مستندسازی و بر اون نظارت کنید
اگر مراحل قبلی مدیریت انبار رو به کار گرفته باشید، به‌طور خودکار به سمت یک روش هوشمندتر و سازمان‌دهی‌شده‌تر برای مدیریت موجودی و عملیات انبار خود حرکت می‌کنید. در پایان و بعد از این‌که یک روال بهتر ایجاد شد، می‌تونید به مستندسازی این فرآیند، تعیین اهداف زمانی و اندازه‌گیری عملکرد کارکنان بخش انبار فکر کنید.
نرم‌افزارهایی برای مدیریت کسب‌وکار مجهز به ماژول اتوماسیون اداری هم وجود دارن. شما می‌تونید با استفاده از این نرم‌افزارها و یکپارچه‌سازی اون با راهکار مدیریت انبار، فرایندهای انبارداری رو در قالب فرم‌های کامپیوتری بر بستر شبکه و اتوماسیون انبار انجام داده و از گم شدن اطلاعات در مراحل مختلف پیشگیری کنید.
حرف آخر
مدیریت انبار یکی از مهم‌ترین گلوگاه‌های موفقیت کسب‌وکارهاست. نگهداری بیش از حد موجودی باعث افزایش هزینه نگهداری و ریسک‌های مالی شده و نگهداری موجودی ناکافی هم منجر به فروش از دست رفته میشه. ازاین‌رو، پیدا کردن استراتژی بهینه نگهداری و تامین موجودی یکی از چالش‌های مهم کسب‌وکارهای محصول‌محوره. اما خوشبختانه به لطف پیشرفت‌های فناوری، ابزارهای زیادی برای تسهیل مدیریت انبار و موجودی در دسترس کسب‌وکارهاست؛ از ابزارهای اتوماسیون و مدیریت انبار گرفته تا تجهیزاتی مثل بارکدخوان‌ها برای ثبت دقیق و سریع ورود و خروج موجودی‌ها.
